Автоматизация контрольно-надзорной деятельности (КНД) и для чего она нужна

В первую очередь определим, зачем нужна автоматизация контрольно-надзорной деятельности (КНД), кому и что она дает.

Явным плюсом автоматизации является наблюдаемость процессов, наблюдаемость системы КНД, т.е. видно, что, когда кто проконтролировал, результаты контроля, собранные суммы штрафов. Наблюдаемость системы является также и минусом. Наверное, не таким явным, но если владельцы системы привыкли не видеть проблем и оперировать бездоказательными суждениями, то информационная система (ИС) просто будет мешать это сделать, предоставляя конкретные данные.
Информационная система (ИС) контрольно-надзорного органа (КНО) позволяет отследить, сколько ведомство наложило штрафов, сколько штрафов оплачено (поступило в бюджет), и контролировать действия, которые направлены на увеличение общей суммы наложенных штрафов и взыскиваемости. Цель любого бизнеса, к сожалению, пока и КНО РФ, это получение прибыли (наполнение бюджета) и система дает возможность отследить узкие места и направить управленческое воздействие туда, куда надо.
Информационная система (ИС) позволяет формировать рейтинги подразделений, сотрудников. Наличие прозрачного, понятного рейтинга дает возможность стимулировать сотрудников КНО на достижение заданных результатов. Опять же, если руководство ведомства привыкло награждать тех, кого надо наградить, а не тех, кто это заработал, то такому ведомству не нужна информационная система, она будет только мешать.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя инспекторской деятельностью помогает равномерно распределить нагрузку на работников, раздать задачи с учетом имеющихся приоритетов и критериев. Автоматизированное формирование распорядительных документов значительно экономит время на отсутствии ручной работы с документами.
Отчетность информационной системы не только позволяет анализировать всю контрольно-надзорную деятельность, но и экономит время за счет автоматизированного формирование регулярных отчетов.
Автоматизированное рабочее место инспектора помогает работать не только новичку, но и профессионалу в инспекторской деятельности. Проведение проверки представлено как понятная последовательность шагов, которые инспектор должен пройти для того, чтобы достигнуть поставленного результата. Вероятность что-то забыть проверить или проверить лишнего (превысить полномочия) сильно снижается. Инспектор становится «зашорен» в этой деятельности, что, учитывая текучку кадров, снижение общей квалификации инспекторов, позволяет поддерживать результаты работы контрольно-надзорного органа на заданном уровне.
Формирование информационной системой документов проверки не только сильно сокращает время проведения проверки, но и минимизирует ошибки в документах, заставляет инспектора внести полную информацию, контролирует корректность ссылок на нормативные документы, что в свою очередь приводит к невозможности отклонить результаты проверки в судах по формальным признакам.
ИС позволяет также видеть текущую, периодическую картину контрольно-надзорной деятельности (КНД), позволяет сравнивать периоды работы и делать выводы относительно изменения основных показателей деятельности.
В ИС прекрасно видно движение, состояние каждого процесса в отдельности и понятно, где конкретно процесс остановился и кому требуется управляющее воздействие.
Основное богатство ИС – это данные, которые позволяют перейти от плановых проверок по всему перечню подконтрольных субъектов к риск-ориентированному подходу. Единственный нюанс, что критериями риск-ориентированного подхода должны быть такие параметры, которые имеются в ИС. В противном случае риск-ориентированный подход остается фикцией для красивых докладов руководству. Критерии должны строиться на базе той информации, которая есть в системе и доступна для анализа и оттуда попадать в нормативные документы, а не наоборот, что как правило не имеет практического воплощения.
Наличие данных по контролируемым субъектам позволяет не только выносить решение о проведении внеплановых проверок, но и дает огромное поле для проведения профилактической работы. Понимание ситуации/условий бизнеса групп субъектов, позволяет производить направленные, продуктивные профилактические действия.
Информационная система позволяет пользователям «пробить» данные проверяемого субъекта по различным реестрам, спискам и т.д. Возможность оперативно проверить наличие разрешительных документов, отсутствие штрафов, предупреждений, предписаний дает только информационная система.

Подробнее пройдемся по некоторым моментам.

Первое, и, наверное, самое важное, это как увеличить собираемость штрафов с помощью информационной системы.

Штрафов много и отслеживать, и принимать меры по каждому вручную, процедура достаточно муторная. В информационной системе настраиваются правила, когда и что нужно делать, и в соответствии с этими правилами инициируются процессы. Обязательным условием корректной работы со штрафом является получение обратной связи от Казначейства о поступлении оплаты.

Если штраф не оплачен за отведенный для этого срок, то, в предусмотренных случаях запускается процедура наложения дополнительного штрафа по статье 20.25 КоАП РФ.
При неоплате в установленный срок, все неоплаченные штрафы должны автоматически передаваться в федеральную службу судебных приставов (ФССП).
Должен быть налажен стабильный двухсторонний обмен данными с органами, структурами, которые обеспечивают собираемость штрафов. Например, с таможенными органами или с КНО стран евразийского экономического союза (ЕАЭС). Как пример, если на транспортное средство наложен штраф при движении по Российской Федерации, то выезд без оплаты штрафа затруднен или невозможен.
Данные о штрафах должны попадать в личный кабинет ФЛ, ЮЛ на Госуслугах. Когда человек или организация видит, что штраф есть, шансы, что штраф будет оплачен, увеличиваются.
Статистика по вынесенным штрафам должна вестись таким образом, чтобы было видно, во-первых, статус по штрафу (оплачен, не оплачен, оплата просрочена, передан в ФССП …), во-вторых, какие действия были предприняты по постановлению. Это позволяет принять меры и увеличить собираемость.
В случае, если ведомство оказывает дополнительные услуги подконтрольным субъектам (например, выдача разрешительных документов), то при реализации процессов оказания этих услуг, необходимо выводить информацию о наличии задолженности для напоминания субъекту, а если позволяют нормативные документы, и блокировании предоставления услуги при наличии задолженности.
Наличие неоплаченных штрафов должно быть принято, как один из критериев риск-ориентированной модели. Субъекты должны понимать, что наличие неоплаченных штрафов увеличивают вероятность проведения внеплановой проверки субъекта.
ИС позволяет многие вопросы решать без личного присутствия представителей контролируемого субъекта в ведомстве. Подпись документов электронно-цифровой подписью, отправка документов на официальные электронные адреса субъектов, позволяет большинство вопросов решить онлайн.

Рейтинг подразделений, сотрудников.

В КНО должен быть сформирован четкий регламент рейтингования. Рейтинг должен строиться на основании информации о результатах работы, которая присутствует в информационной системе. И премирование отличившихся сотрудников должно производиться на основании этого рейтинга.

Это, во-первых, мотивирует добиваться лучших рабочих результатов по заявленным параметрам, а во-вторых, повышает исполнительскую дисциплину с точки зрения работы в системе (все результаты будут занесены).

Причем прозрачность системы даст возможность отстающим видеть, как и сколько работы делают лидеры рейтинга, и ориентироваться на них.

В случае, если лидер заносят фиктивные данные, только ради позиции в рейтинге, в нормальной информационной систем это сразу становиться видно. Система вряд ли (на данном этапе) сможет блокировать занесение не легитимной информации, но другие специалисты сразу увидят нестыковки.

На практике был случай, когда руководитель отчитал начальника структурного подразделения за низкую позицию в рейтинге и поставил в пример лидера рейтинга. Начальник структурного подразделения, проанализировав по данным информационной системы лидера, выдал отчет, который показывал, что до 30% показателей лидера фиктивны.

Тут еще раз уместно сказать, что наблюдаемость, прозрачность деятельности в информационной системе имеет свою специфику – видно всё, и хорошее, и плохое.

Наблюдаемость текущей деятельности

Руководители каждого уровня должны получать обобщенную информацию на своем уровне управления. Для каждого уровня управления должны быть сформированы свои обобщенные параметры, которые должны быть говорящими, описывающими текущее положение ведомства/подразделения на конкретный момент.

Это могут быть абсолютные показатели по количеству мероприятий, наложенным/собранным штрафам.
Может быть сравнение с другими подразделениями/ведомствами, если это возможно.
Как правило производится сравнение показателей с соответствующими показателями за тот же период прошлого года.
Если введено рейтингование, то на уровне подразделения/сотрудника всегда должно быть видно, на каком месте в рейтинге он находится.

Для понимания текущей ситуации руководитель должен видеть всю обобщенную информацию на одном окне с возможностью провалиться в конкретный показатель и посмотреть детали, посмотреть почему показатель именно такой.

Данные с обобщенной информацией должны иметь цветовое выделение, что говорит о состоянии параметра. Параметры, находящиеся в критической зоне должны отображаться красным, при приближении к критической зоне рыжий, оранжевый (желтый, как правило, не заметен на экране). Подобная семафорная расцветка помогает руководителю сразу определить проблемные места и направить усилия на решение проблемы.

Оперативная деятельность руководителя инспекторов

В разных организациях функции по должностям сильно отличаются, но попытаемся описать функции абстрактного руководителя подразделения инспекторов в информационной системе:

Формирование плана работ на месяц из плановых и внеплановых проверок;
Назначение инспекторов на выполнение проверок. Система помогает равномерно распределять нагрузку между инспекторами;
Выдача задания в виде документа, если это требуется. Наличие шаблона документа позволяет без ввода большого количества данных быстро сформировать распоряжение/приказ на выполнение проверки;
Отслеживание прогресса выполнения работ. Руководитель видит общее состояние выполнение проверок, видит, кто укладывается в сроки проведения проверки, а у кого имеется риск не уложиться;
Формирование перечня работ инспектора в виде документа. Для каждого сотрудника может быть сформирован его персональный перечень работ в качестве документа. И если в начале отчетного периода этот перечень представляет собой задание, то в конце периода это отчет о выполненной работе с видимыми параметрами, на основании которых формируется рейтинг и происходит премирование.

От организации зависит, какие конкретно функции выполняет руководитель подразделения инспекторов, а часто и в рамках одной организации функции на одной позиции отличаются. Более того, функции могут быть делегированы другим сотрудникам. ИС должна обеспечивать возможность разных вариантов организации работы руководителя и сотрудников подразделения.

Автоматизированное рабочее место инспектора (АРМ Инспектора)

Инспектор это тот, кто делает основную работу по контролю, и, часто, в не очень комфортных условиях, где-нибудь на предприятии, на дороге, в жару, в мороз и т.п. И автоматизированное рабочее место должно помогать инспектору, а не делать его работу сложнее.

В интерфейсе системы Инспектор должен видеть свой план работ за отчетный период и понимать, когда, какую работу он должен сделать и как отчитаться.

Предоставление информации о субъекте контроля должно быть своевременным, по вводу достаточной информации для предоставления данных.

Формируемые документы не должны требовать правки или правка должна быть минимальной.

АРМ должен предоставлять необходимые инструкции для проведения проверки и справочную информацию по нормативным документам.

Если в подразделении введено рейтингование инспекторов, то инспектор всегда должен понимать, где, с точки зрения рейтинга, он находится, и получит ли финансовую мотивацию в этом отчетном периоде.

Красные (критичные) показатели по инспектору должны быть видны самому инспектору, ровно так же, как и его руководителю, чтобы никакого разночтения в оценке инспектора не было. Если инспектор получил нагоняй от начальника, по основной деятельности, то в системе он должен четко понимать, чем не доволен руководитель.

Приложение для компьютера АРМ Инспектора должно работать автономно – это позволит проводить проверку с помощью приложения в полевых условиях. Использование приложения в ходе проверки минимизирует ошибки инспектора, дает возможность квалифицировано, профессионально провести процедуру проверки. Если приложение пользуется опытный инспектор, то приложение помогает не забыть некоторые аспекты проверки, обновить знания, не дает проверять/контролировать вопросы, контроль которых отменен нормативными документами. Т.е. актуальность приложения позволяет и новичкам, и профессиональным инспекторам выполнить работу качественно и в рамках закона.

Приложение для контроля АРМ Инспектора очень удобно реализовать в виде мобильного приложения. Наличие камеры и функция распознавания образов дает возможность сократить объем вводимых данных в программу. Последовательность проверки реализуется в вид визарда, где инспектор, в зависимости от типа контролируемого субъекта последовательно проходит по всем вопросам проверки.

Данные проверки из автономного приложения или из мобильно приложения передаются в общую базу данных по команде инспектора (пользователя). Обмен должен осуществляться по не сильно скоростным каналам связи. Например, если в месте контроля, отсутствует мобильная связь, инспектор может зайти в кафе, ТЦ или что-то подобное и передать информацию о проведенной проверке. Эта возможность исключает необходимость ехать в офис для отчета по проверке (иногда это сотни километров) – руководитель сразу увидит и статус, и результат проверки. При рассмотрении удобств обмена данными не следует забывать о безопасности информации. В некоторых случаях обмен данных по открытым каналам недопустим.Данные проверки из автономного приложения или из мобильно приложения передаются в общую базу данных по команде инспектора (пользователя). Обмен должен осуществляться по не сильно скоростным каналам связи. Например, если в месте контроля, отсутствует мобильная связь, инспектор может зайти в кафе, ТЦ или что-то подобное и передать информацию о проведенной проверке. Эта возможность исключает необходимость ехать в офис для отчета по проверке (иногда это сотни километров) – руководитель сразу увидит и статус, и результат проверки. При рассмотрении удобств обмена данными не следует забывать о безопасности информации. В некоторых случаях обмен данных по открытым каналам недопустим.

Администрирование системы

Система контрольно-надзорной деятельности, для того, чтоб быть эффективной, должна быть актуальна. В первую очередь, она должна основываться на действующих нормативных документах – по изменению нормативной базы должна производиться правка приложения. Правки могут быть не значительными, которые можно сделать в рамках настройки, а могут и требовать доработки программного обеспечения. Доработать приложение мгновенно, даже не учитывая время на заключение контрактов на развитие, практически невозможно. Поэтому, чем больше в системе параметров, которые можно настроить без программирования, тем лучше.

Основные настраиваемые параметры системы:

Основания проведения проверки, нормативные документы, регламентирующие проведение проверки;
Формы документов – настройка шаблонов документов для инспектора, для подразделения, для всего КНО;
Чек-лист проверки по типам проверяемых субъектов;
Признаки проверок – классификаторы проверки или субъекта проверки, позволяющие наделять проверку определенным свойством, что в последствии позволяет делать выборку, отчет по заданному свойству;
Произвольные отчеты по запросу;
И т.д.

В перечне не останавливаюсь на списках пользователей, субъектов, подразделений и т.д. – эти параметры правятся Администратором и присутствуют всегда. Перечислены некоторые параметры, касающиеся непосредственной работы контрольно-надзорной системы и доступные соответствующим пользователям – ведущим Аналитикам, начальникам отделов и т.п.

Обмен информацией

Ни одна система КНД не обходится без внешних данных для контроля – это и данные о субъекте/объекте контроля, данные о его разрешительных документах, наличии штрафов и т.д. Важно обеспечить инспектора достаточным набором сведений для проверки.

Государственные информационные системы тесно связаны со СМЭВ и порталом Госуслуг. Проверка может проводиться на основании заявления, также результаты проверки могут передаваться в личный кабинет субъекта на Госуслугах. Наличие доступа к СМЭВ, возможность обмена данными с Госуслугами, обмен данными с информационными системами прокуратуры, казначейством, ФССП и т.п. является важным параметром для информационной системы контрольно-надзорного органа.

Заключение

В текущий момент существует несколько облачных государственных информационных систем, которые позволяют заносить данные о проверках, передавать результаты по СМЭВ. Но, облачные решения по КНД работают не стабильно и не закрывают всех потребностей КНО. Эти системы лишь закрывают проблему отсутствия в организации собственной полнофункциональной информационной системы.

Для полноценной эффективной работы КНО требуется разработка и развитие собственных информационных систем, которые реализует специфику работы конкретного КНО, интегрированы с прочими информационными системами организации и позволяет не только проводить проверку, но и осуществлять прочую сопутствующую деятельность.

Ведомственная информационная система контрольно-надзорной деятельности может быть удобной и практичной!